A organização de um evento de negócios vai muito para além de selecionar um local de acolhimento do mesmo ou de enviar os respetivos convites a potenciais participantes.
No fim de contas, trata-se de criar uma experiência interativa que fomente a criação de elos e deixe uma marca indelével em quem marca presença – algo que se inicia logo à entrada, através da oferta de pulseiras personalizadas para eventos.
Neste artigo, apresentamos-lhe três dicas para elevar a sua experiência de organização de eventos para negócios do comum ao excecional.
1. Atenção ao detalhe: a chave está na personalização
Num mundo tão competitivo quanto aquele em que vivemos atualmente, há que destacar a atenção ao toque pessoal.
Significa isto, aos olhos dos participantes, que se pôs no lugar deles e teve em conta a experiência que os mesmos iriam vivenciar logo à entrada, em vez de optar por seguir um rumo genérico, aplicável a quaisquer outras pessoas.
● Utilize pulseiras personalizadas para eventos
Uma das melhores maneiras de incutir personalização num evento corporativo traduz-se pela oferta de pulseiras personalizadas para eventos aos participantes; estas poderão ser concebidas para se enquadrarem na temática escolhida para o evento ou, se pretender algo mais sóbrio, exibirem o logótipo da sua marca ou empresa.
Esta é uma forma de não só atribuir um toque de profissionalismo e organização (através da categorização dos participantes, como detentores de passes VIP, oradores, público geral, etc.), como também de proporcionar a oferta de algo que servirá de recordação.
● Distribua programas do evento personalizados
Entregue aos participantes programas impressos consoante os interesses dos mesmos ou a categoria em que se inserem.
Inclua múltiplos detalhes, como intervalos para café e aperitivos, conversas abertas, momentos de socialização ou opções alimentares que abranjam várias dietas.
Quando um participante sente que o evento satisfaz diretamente as suas necessidades, os seus níveis de interação e satisfação aumentam exponencialmente.
2. Atividades empolgantes e interativas
Longe vão os dias em que os participantes de um evento se contentavam apenas com ficar sentados a ouvir apresentações; aquilo que as pessoas mais procuram atualmente é algo que lhes permita interagir com os oradores de uma forma descontraída, e não confrangedora.
● Promova oficinas inovadoras e conversas abertas
Em vez de patrocinar palestras tradicionais, pondere fomentar a adesão a oficinas ou ateliês em que os participantes possam interagir ativamente através de fatores como colaboração e aprendizagem.
De atividades promotoras do espírito de equipa a sessões didáticas práticas, o leque é vastíssimo.
● Impulsione a interatividade tecnológica
Incorpore (dentro da medida do possível, claro está) tecnologias como realidade aumentada, realidade virtual ou questionários interativos simples e sessões de perguntas e respostas através da utilização de aplicações específicas para eventos.
Estes elementos tecnológicos conferem um toque futurístico ao seu evento, promovendo o entusiasmo insaciável dos participantes.
3. Fomentação de laços significativos
No fundo, um evento de negócios consiste numa oportunidade para estabelecer ligações entre os vários participantes; como tal, certifique-se de que estes podem facilmente socializar, partilhar e colaborar entre si.
● Implemente áreas dedicadas à criação de uma rede de contactos
Designe espaços especificamente concebidos para aquilo que no mundo empresarial e do trabalho é conhecido por networking – disponibilize lugares sentados confortáveis, proporcione um ambiente de relaxamento e ofereça, talvez, bebidas, de modo a criar a atmosfera perfeita para a troca frutífera de ideias e perspetivas relativas ao domínio profissional ou qualquer outra componente da vida social.
● Recorra a plataformas digitais
Pondere utilizar uma plataforma digital ou uma aplicação que permita aos participantes marcar reuniões individuais, aderir a grupos de discussão (ou fóruns) ou partilhar experiências mesmo depois da concretização do evento.
Este é não só um modo de aumentar as perspetivas de alargamento da rede de contactos dos participantes, como também de prolongar a vida do evento propriamente dito, permitindo que as ligações estabelecidas e as conversas mantidas no seu seguimento se perpetuem, mesmo com o cair do pano.
● Ofereça brindes e recordações
Não subestime nunca o poder de um presente personalizado; quer estejamos a falar de um caderno de apontamentos com o logótipo da sua marca, um pequeno dispositivo eletrónico (como powerbanks) ou pulseiras personalizadas para eventos, qualquer um destes brindes faz com que o seu evento fique na memória dos participantes.
Faça por escolher artigos úteis que reflitam a temática do evento ou a mensagem da sua marca.
4. Em conclusão
Um evento de negócios excecional combina tranquilamente questões de logística, personalização, interatividade e oportunidades de networking.
Ao focar-se nestas três dicas essenciais e ao incorporar elementos como pulseiras personalizadas, não estará apenas a organizar um evento, mas sim a criar uma experiência gratificante.
Quando os participantes abandonam o local com uma sensação de riqueza pessoal, intelectual, profissional, social, etc., não restam dúvidas de que o seu evento foi um extraordinário sucesso.
Fotografia: Evangeline Shaw/Unsplash
