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3 dicas para organizar um evento de negócios excecional

3 dicas para organizar um evento de negócios excecional

A organização de um evento de negócios vai muito para além de selecionar um local de acolhimento do mesmo ou de enviar os respetivos convites a potenciais participantes.

No fim de contas, trata-se de criar uma experiência interativa que fomente a criação de elos e deixe uma marca indelével em quem marca presença – algo que se inicia logo à entrada, através da oferta de pulseiras personalizadas para eventos.

Neste artigo, apresentamos-lhe três dicas para elevar a sua experiência de organização de eventos para negócios do comum ao excecional.

1.      Atenção ao detalhe: a chave está na personalização

Num mundo tão competitivo quanto aquele em que vivemos atualmente, há que destacar a atenção ao toque pessoal.

Significa isto, aos olhos dos participantes, que se pôs no lugar deles e teve em conta a experiência que os mesmos iriam vivenciar logo à entrada, em vez de optar por seguir um rumo genérico, aplicável a quaisquer outras pessoas.

●       Utilize pulseiras personalizadas para eventos

Uma das melhores maneiras de incutir personalização num evento corporativo traduz-se pela oferta de pulseiras personalizadas para eventos aos participantes; estas poderão ser concebidas para se enquadrarem na temática escolhida para o evento ou, se pretender algo mais sóbrio, exibirem o logótipo da sua marca ou empresa.

Esta é uma forma de não só atribuir um toque de profissionalismo e organização (através da categorização dos participantes, como detentores de passes VIP, oradores, público geral, etc.), como também de proporcionar a oferta de algo que servirá de recordação.

●       Distribua programas do evento personalizados

Entregue aos participantes programas impressos consoante os interesses dos mesmos ou a categoria em que se inserem.

Inclua múltiplos detalhes, como intervalos para café e aperitivos, conversas abertas, momentos de socialização ou opções alimentares que abranjam várias dietas.

Quando um participante sente que o evento satisfaz diretamente as suas necessidades, os seus níveis de interação e satisfação aumentam exponencialmente.

2.      Atividades empolgantes e interativas

Longe vão os dias em que os participantes de um evento se contentavam apenas com ficar sentados a ouvir apresentações; aquilo que as pessoas mais procuram atualmente é algo que lhes permita interagir com os oradores de uma forma descontraída, e não confrangedora.

●       Promova oficinas inovadoras e conversas abertas

Em vez de patrocinar palestras tradicionais, pondere fomentar a adesão a oficinas ou ateliês em que os participantes possam interagir ativamente através de fatores como colaboração e aprendizagem.

De atividades promotoras do espírito de equipa a sessões didáticas práticas, o leque é vastíssimo.

●       Impulsione a interatividade tecnológica

Incorpore (dentro da medida do possível, claro está) tecnologias como realidade aumentada, realidade virtual ou questionários interativos simples e sessões de perguntas e respostas através da utilização de aplicações específicas para eventos.

Estes elementos tecnológicos conferem um toque futurístico ao seu evento, promovendo o entusiasmo insaciável dos participantes.

3.      Fomentação de laços significativos

No fundo, um evento de negócios consiste numa oportunidade para estabelecer ligações entre os vários participantes; como tal, certifique-se de que estes podem facilmente socializar, partilhar e colaborar entre si.

●       Implemente áreas dedicadas à criação de uma rede de contactos

Designe espaços especificamente concebidos para aquilo que no mundo empresarial e do trabalho é conhecido por networking – disponibilize lugares sentados confortáveis, proporcione um ambiente de relaxamento e ofereça, talvez, bebidas, de modo a criar a atmosfera perfeita para a troca frutífera de ideias e perspetivas relativas ao domínio profissional ou qualquer outra componente da vida social.

●       Recorra a plataformas digitais

Pondere utilizar uma plataforma digital ou uma aplicação que permita aos participantes marcar reuniões individuais, aderir a grupos de discussão (ou fóruns) ou partilhar experiências mesmo depois da concretização do evento.

Este é não só um modo de aumentar as perspetivas de alargamento da rede de contactos dos participantes, como também de prolongar a vida do evento propriamente dito, permitindo que as ligações estabelecidas e as conversas mantidas no seu seguimento se perpetuem, mesmo com o cair do pano.

●       Ofereça brindes e recordações

Não subestime nunca o poder de um presente personalizado; quer estejamos a falar de um caderno de apontamentos com o logótipo da sua marca, um pequeno dispositivo eletrónico (como powerbanks) ou pulseiras personalizadas para eventos, qualquer um destes brindes faz com que o seu evento fique na memória dos participantes.

Faça por escolher artigos úteis que reflitam a temática do evento ou a mensagem da sua marca.

4.   Em conclusão

Um evento de negócios excecional combina tranquilamente questões de logística, personalização, interatividade e oportunidades de networking.

Ao focar-se nestas três dicas essenciais e ao incorporar elementos como pulseiras personalizadas, não estará apenas a organizar um evento, mas sim a criar uma experiência gratificante.

Quando os participantes abandonam o local com uma sensação de riqueza pessoal, intelectual, profissional, social, etc., não restam dúvidas de que o seu evento foi um extraordinário sucesso.

Fotografia: Evangeline Shaw/Unsplash

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